כתיבת מכתב רשמי (על רקע משבר הקורונה ובכלל)

אנו מקבלים לאחרונה פניות רבות בנושא כתיבת מכתב רשמי ומתוכן חלק ניכר נעשות על רקע התפתחות משבר הקורונה. נקדים ונאמר שאנו לשירותכם לכתיבת כל מכתב רשמי הנחוץ לכם, אך עבור אלו מכם המעוניינים לכתוב את הפנייה בעצמם נאמר מראש שזה אפשרי: אנו ממליצים לעיין בטיפים הבאים וכן בשני המאמרים הקודמים שלנו בנושא, הראשון כולל תבנית מכתב רשמי לדוגמא והשני קווים מנחים לכתיבת מכתב רשמי שלא תמצאו באף מקום אחר.


כתיבת מכתב רשמי או פנייה לגופים על רקע המשבר הנוכחי

חלקים עצומים מהציבור בישראל נפגעו ממשבר הקורונה בצורות ובדרגות שונות, כאשר מעבר לפן הבריאותי נגרמים מדי יום נזקים פיננסיים משמעותיים מאוד. כחלק מהניסיון לסייע לנפגעים מעודדת המדינה וכן מעודדים גופים שונות וקרנות את הציבור לפנות בבקשות למענק, הקלות, דחיית תשלומים ועוד. חלק מהמוסדות מספקים טפסי פנייה למילוי ובחלק מהתהליכים מבקשים מהפונים להרחיב במכתב נפרד על הרקע לפנייה: זו יכולה להיות פיסקה בתוך טופס וזה יכול להיות מכתב שלם המציג בפירוט השתלשלות של הליכים: כך או אחרת התוכן חייב להיות מסודר נכון, מדוייק וממוקד, קצר ככל שניתן וכמובן ברור ובהיר.



דוגמאות פרקטיות של משפטים תמציתיים להעתקה ושימוש במכתב רשמי

פתיח

סעיף "הנדון" במכתב רשמי אמור לכוון את הקורא בדיוק לנושא הפנייה:

● אם אתם פונים בבקשה לפי חוק או סעיף מסויים, מומלץ לרוב לציין זאת ב'נדון': - "בקשה לביטול דוחות בנושא הפרת צו בריאות העם (נגיף הקורונה)"

- "בקשה להחמרת מצב לפי סעיף 73 לחוק הנכים תגמולים ושיקום" - "בקשה להשתתפות בשכר דירה לפי הוראה מס': 04/08" - "בקשה למענק מיוחד לפי קול קורא מספר…\מיום…" - "בקשה לאישור פרטני לפי סעיף 50 לחוק מיסוי מקרקעין" - "בקשה להסדר נושים לפי סעיף 19א"

● אם נושא הפנייה פתוח, נסו לפרטו בקצרה ככל שניתן: - "הגשת מועמדות לתואר שני כפול במשפטים, התמחות במשפט ציבורי" - "בקשה לסיוע כלכלי על רקע סגירת העסק" - "בקשה לתת-התמחות בנוירולוגיית ילדים" - "בקשה להבטחת הכנסה למקבלי קצבת יוצאי מחנות וגטאות" - "בקשה לחוות דעת מקדמית לרישיון עסק ברח' ישראל בתל-אביב" - "בקשה לשכירת דירה בדיור הציבורי"

● את שורת הנדון מקמו במרכז הדף והדגישו. כללו את הפרטים הרלוונטיים ובמידת הצורך ציינו מתחת וללא רווח את פרטיכם. ככה זה נראה: הנדון: בקשה לביטול דו"ח מס' 3344 מיום 28.07.20 ישראל ישראלי, מס.תז. 555666, טל' 050-222444

בשלב זה יש בידי מקבל הבקשה את מירב הפרטים שהוא זקוק להם: יש בקשות רבות שנענות באופן אוטומאטי (ונטייה להקל ככל שניתן על האזרחים בימים מורכבים אלו) ופעמים רבות כל שדרוש הם שם ותעודת זהות ובקשתכם תתקבל! כעת נתקדם לתוכן.

תוכן

זכרו שייתכן שהאדם שמחזיק כעת את מכתבכם קרא כבר כמה מאות מכתבים בנושא, או שהוא עסוק מאוד, או ביקורתי במיוחד. ברוב המקרים, תוכן קצר וממוקד ימנע מכם טעויות, דו משמעות או אי הבנות: תוכן המסןדר וערוך נכון ישפר את הסיכויים שהנמען יבין את פנייתכם מהר ככל שניתן ולא יזדקק לקריאה נוספת או חיפוש פרטים חיוניים.

במקרים רבים מומלץ לפתוח עם "השורה התחתונה": סיכום תמציתי של המכתב כולו. כך נכנס הנמען ל'מיינד סט' הנכון ולחילופין אם לא הגעתם לאדם הנכון, הוא יידע לאן להעביר את המכתב הרשמי שלכם.

דוגמאות לפתיחה שמספרת הכל

- "אני מתכבד לפנות בבקשה דחופה לעיכוב תשלומים עקב מצוקה אליה נקלע העסק שלי שהושבת עקב הקורונה"

- "לאחר שסיימתי (בהצטיינות?) את לימודי התואר הראשון במשפטים (באוניברסיטת?) אני מתכבדת לפנות בבקשה להתקבל להתמחות במשרדך"

- "אני עורך פנייה דחופה זו על מנת לקבל את המענק המיוחד בהמשך לקול הקורא שבנדון, לאחר שפעילות בית העסק שלי נעצרה לחלוטין עקב מגיפת הקורונה"

- "אני עורכת פנייה זו כאם חד הורית לשלושה קטינים וללא אמצעים לשכור דירה בדיור הרגיל"

במשפט הבא תארו בקצרה ולפי סדר כרונולוגי את הרקע והנסיבות לפנייתכם, ולדוגמא : - "בשנת 2019 השלמתי את ההתמחות בנוירולוגיה בביה"ח סורוקה וכעת אני עובדת כרופאה במחלקה הנוירוכירורגית בביה"ח רמב"ם"

- "בחודש פברואר 2020 פתחתי מסעדה חדשה ברח' הרצל בתל-אביב, וחודש לאחר מכן נאלצתי לסגור אותה עקב ההנחיות. ההוצאות החודשיות הקבועות שלי מאז ועד היום הן 28,500 ש"ח לחודש"

- "מיום הפרידה מאביהם של שלושת ילדיי [בני 4, 6 ו-9) בחודש אפריל 2019, נותק עימו הקשר ולא התקבל תשלום מזונות כלשהו. מצבי הכלכלי שהיה רעוע מלכתחילה עקב חובות רבים התדרדר במהירות וכעת משפחתנו מצוייה על סף פשיטת רגל, קריסה מוחלטת ורעב".

אל תתביישו לתאר את המציאות כמו שהיא, לטוב ולרע, רק בקצרה.

משפט מדוייק אחד יכול להעביר את כל הסיפור. התשוקה שלכם להתקדם בתחום הכירורגי או העובדה שהילדים סובלים בשל העוני שנקלעתם אליו מתבררת לקורא ומדברת בעד עצמה. משפטים קצרים ועובדתיים יעשו את העבודה עבורכם, ומילה אחת או שתיים מספיקות על מנת לתאר רגש עמוק. אם אתם עומדים להיות מפונים מביתכם, המשמעות ברורה, וכך גם אם אתם מצטייני הדיקאן.

צימצום וענווה יעוררו סימפטיה בכל סיטואציה.

אל תיסחפו לרגשנות ולהפרזות מצד אחד - "להיות מנתחת מוח לילדים היה חלומי מילדות" או "איני רואה כיצד ניתן להמשיך ולחיות" - אבל אל תתביישו לתאר מצב חמור במילים שמעבירות אותו בדייקנות. הצטיינות, ניסיון מיוחד, תשוקה לתחום - כל אלה ראויים לציון, וגם מצוקה קשה, תחושת חוסר אונים, מבוי סתום והזדקקות לעזרה.

הבקשה

אם פעלתם לפי האמור לעיל סביר שכבר נגעתם בה בפתיחה (או אף ב'נדון'), אך כאן המקום לנקוב בה מפורשות: מה אתם מבקשים? היו ברורים ומדוייקים, במידת הצורך ציינו סכומים, מועדים, פרטים ספציפיים שטרם מצאתם מקום להעלות וכל מה שבתחום סמכותו של הנמען והגיוני לבקש.

זיכרו: בכל מקרה בו אתם פונים על פי חוק, תקנון, פרסום, קול קורא או הנחיות מסויימות, קראו היטב ולעומק את ההנחיות הללו, ונסו להשתמש בלשון הפירסום בתוכן הבקשה שלכם. שימו לב ובידקו בטרם תישלחו שפרטי הבקשה מתאימים להנחיות לרבות צירוף מסמכים ותעודות במקרה הצורך.

סיומת

אם כתבתם נכון עד עכשיו, הרי שיש לכם:

● משפט פתיחה אחד שמבהיר הכל

● 2-3 משפטים שמאירים את הרקע - קצרים ככל שניתן ובלי מטאפורות, דימויים, הפרזות וקישוטים מיותרים: הישארו עובדתיים ובטחו בנמען שיהיה מספיק נבון ומנוסה על מנת להבין אתכם.

● הבקשה: מה בדיוק אתם רוצים.

נאמר כבר הכל וכעת נותרה הסיומת, וגם שם נבקש להביע הרבה - במעט מילים:

- "אני תקווה כי תשקלו בחיוב את מועמדותי ועומדת לרשותכם בכל עת"

- "אני תולה תקווה רבה בתשובתכם החיובית"

- "אני מודה על זמנכם, על הנגישות וההזדמנות לפנות אליכם"

- "אני זמינה לרשותכם לטובת כל הבהרה"

- "אני מקווה כי הצלחתי להעביר את תחושת המצוקה החריפה שאנו חווים"

וחתימה - לרוב תחת המילים "בתודה ובברכה", "בכבוד ובברכה" או פשוט "בברכה".



לסיכום,

המשבר שעורר נגיף הקורונה יצר גם גל של אנשים הזקוקים לכתיבת מכתב רשמי - והנושאים רבים כרוחב הפגיעה במשק. ישנם מכתבים שחשיבותם קריטית והנמענים מצפים לסטנדרט מסויים של התנסחות: מכתב רשמי בבקשה להתקבל לדוקטורט, התמחות או תוכניות יוקרתיות אחרות צריך להיות מנוסח בטון ומישלב שהולמים את הנמען, המעמד והמועמד, ולא כל רופא או עו"ד יכול לכתוב זאת בצורה הטובה ביותר: אך רבים מסוגלים. מכתב רשמי בפנייה לקבלת סיוע מסוג כלשהו אינו מצריך אתכם לסטנדרט מסויים אלא פשוט להיות קצרים וברורים: מה קרה ואיך אפשר לעזור לכם. אם הקפדתם על ההנחיות ועל הרוח הכללית של העקרונות שפירטנו במאמרים הקודמים, הרי שיש לכם כעת מכתב שאורכו פחות מעמוד אחד - והכוונה לעמוד "מאוורר", שיש בו מרווח הולם לתאריך וכותרת ולחתימה.

כתמיד, אנו ממליצים לכם לחפש קוראים נוספים שיביעו את דעתם - בן הזוג, חברים וכל מי שדעתו מקובלת עליכם, כך תזכו בשירותי הגהה לתוכן שלכם. שאלו אותם האם הבקשה ברורה, האם הסיבות לבקשה ברורות, האם אתם מצטיירים באור בו אתם מעוניינים להצטייר, האם חסרים פרטים או שמא המכתב ארוך מדי? נסו למצוא קוראים נייטראליים ואל תסבירו להם בעל פה מהו נושא המכתב.

מעוניינים בשירותי כתיבת תוכן? מכתב רשמי חשוב במיוחד? בקשה הנשלחת לחו"ל? פרוייקט גדול לגיוס משאבים? כמובן שתוכלו לשלוח אלינו על מנת ש'נעביר עין' (שירות יעיל וזריז של בדיקת התוכן שככבר כתבתם) וכך תזכו בגיבוי של כותבי תוכן מקצועיים למכתב שלכם.

צרו עימנו קשר למענה ישיר ב 050-8434315

תוכן, אסטרטגיה ומה שבינהם - הירשמו לקבלת הניוזלטר הכי מעניין בתחום:

  • Facebook
  • YouTube

© כל הזכויות שמורות לטקסטארט סוכנות כתיבת תוכן

ירדוב בניית אתרים, קידום אתרים

Icons made by Freepik from www.flaticon.com