מכתב רשמי כתוב ומנוסח נכון יכול להיות ההבדל בין דחיה או קבלה של בקשה, מענק או אפילו משרה נחשקת. הוא יכול לפתוח דלתות וגם לסיים התקשרויות באופן מכבד. במאמר הזה ננסה לפרט את המקרים בהם נדרש מכתב רשמי, מה הופך מכתב ל"רשמי", מהם המאפיינים והמבנה הכללי, על מה חשוב להקפיד וכן נציע תבנית מכתב רשמי להורדה, שתקל עליכם את העבודה ותהפוך את המטלה של כתיבת המכתב לפשוטה, מהירה וברורה.
אילו קטגוריות קיימות למכתב רשמי?
ישנן מספר קטגוריות למכתב רשמי, בכל אחת מהן המבנה נשאר די דומה, ומה שמשתנה זה התוכן:
מכתב פניה לרשויות
מכתב תלונה
מכתב תודה
מכתב הגשת בקשה
מכתב המלצה
מכתב התראה
מה המבנה המקובל למכתב רשמי?
באופן כללי - הצורה, האירוע והנמענים. ישנם מספר מאפיינים למכתב רשמי שהופכים אותו לכזה:
כתב: בניגוד למכתב אישי שיכול להיות כתוב בכתב יד, מכתב רשמי תמיד יהיה מוקלד, באותיות דפוס, בפונט נפוץ בגודל 12 לפחות, עם רווח של 1.5 בין השורות (ואפשר גם 2) ושוליים סבירים וברורים.
שפה: מעצם טבעם דורשים מכתבים רשמיים שפה גבוהה יחסית, מכובדת ורשמית, בניגוד למכתב אישי בו השפה יכולה להיות קלילה ויומיומית.
משלב לשוני וטון: במכתב רשמי לרוב ייעשה שימוש במשלב גבוה אך עדיין יש להיצמד לנסיבות, לנמענים ולשולחים. ישנה חשיבות לטון העולה ממנו והוא צריך להיות מכבד, פורמלי וענייני.
מבנה: למכתב רשמי יהיה מבנה ברור ומוגדר מראש, כפי שמפורט בהמשך.
עובדתיות: על המכתב הרשמי להיות מדויק ועובדתי.
מכתב רשמי צריך להיות תמציתי, ברור ומדויק.
מכתב שכזה מגיע לרוב בעקבות אירוע מסויים המצריך פנייה רשמית במטרה מסויימת. שאלו את עצמכם ראשית - מהי מטרת הפנייה שלי? ללא ספק קל יותר ליצור מכתב תודה רשמי מאשר מכתב בקשה מהרשויות, אך בשני המקרים על התוכן לשרת את המטרה שלכם. עוד לפני הכתיבה, ההמלצה היא לגבש את התוכן לאורך זמן מה, ובעיקר לא לכתוב כאשר אתם כעוסים וכושר השיפוט נפגם. הקדישו את הזמן הזה להבין בדיוק מהי המטרה שלכם, כך תוכלו להסביר אותה בצורה עובדתית מתומצתת ופשוטה: מכתב רשמי יכול להיות נייטראלי ויכול לשלב רגש ונקודת מבט אך עליו לעשות זאת באופן מאופק שכן הפרזות או כתיבה רגשית לרוב יזיקו יותר מאשר יועילו, ודאי כאשר הנמענים הם אנשי מקצוע בתחומם והבקשה שלכם עניינית. מכתבים רבים מכילים מלל מיותר שמקורו רגשי, ניכר בהם שהכותב כתב אותם מתוך סערת רגש והדבר לרוב מפחית מערכם.
איך נראה מכתב רשמי?
קודם כל ולפני הכל, כאן תוכלו למצוא תבנית דוגמא לשימוש חופשי. על מנת לשמור אותה ולהשתמש בה בעצמכם, כל שעליכם לעשות הוא לגשת ל "קובץ" בתפריט העליון ואז ל "הורד" ולשמור בפורמט המועדף עליכם. (File -> Download) אם התפריט באנגלית.
מכתב רשמי תמיד יכלול את הפריטים הבאים:
תאריך
מקום השולח
לכבוד
פתיחת הפניה (א.ג.נ, / לכל מאן דבעי)
פרטי הנמען
כותרת (הנדון:)
גוף המכתב
סיום הפניה
פרטי השולח
חתימה
מכתב רשמי יכול להכיל גם את הפריטים הבאים:
לוגו של השולח (במידה ומדובר בפניה מטעם אדם בחברה)
תאריך עברי (או כל תאריך אחר רלוונטי לנמען)
העתקים (במידה ומכתב זה נשלח לעוד גורמים במקביל)
רצ"ב (רצוף בזה, במידה ומצורף למכתב דבר נוסף)
נ.ב (נוסף בזאת, במידה ויש הערה שאין לה קשר ישיר לגוף המכתב או כזו המאירה אותו באור אחר)
איך מנוסח מכתב רשמי?
עכשיו כשאנחנו יודעים באילו מקרים יש לשלוח מכתב רשמי, על מה להקפיד מבחינת מבנה וכללי שפה, מה מותר ומה אסור - ניגש אל לב העניין, הפנייה עצמה. בגוף המכתב עליכם לציין את העניין שלשמו נדרש המכתב בצורה ברורה. אם מדובר במכתב תודה, פתחו בכמה מילים על המקרה שלשמו מוענקת התודה, אם זה מכתב בקשה פתחו בכמה מילים על מי אתם ומייד גשו לפירוט הבקשה. בכל מקרה, הישארו תמיד ענייניים, חדים וברורים עד כמה שניתן.
במכתב רשמי אין מקום לערפול או לדו משמעות. ישנן עובדות שבגינן נדרשת כתיבת המכתב והן צריכות להיות מפורטות בצורה נקייה ככל שניתן. במידה וישנו רגש שנדרש להיות מבוטא במכתב (הרבה פעמים מכתבים רשמיים ישלחו בעקבות עוול, מקרה מצער וכד') דאגו לבטאו בצורה מנומסת, הימנעו ממילים יומיומיות או או שפה בוטה ("שלחתם לי יד לכיס בחזירות" הופך ל: "אני מוחה על העוול שנגרם לי עקב..."). זכרו - לרוב הנמען שלכם הוא לא זה שגרם לכם את העוול, וגם במידה וכן, פנייה מכבדת תשיג יותר מטקסט מגדף.
מסיבה זו אנו שבים ומזכירים לא לכתוב - ובוודאי לא לשלוח - מכתב בעת כעס, וזה נכון לכל טקסט, אגב. כמי שנחשפו למכתבים רבים ראינו דוגמאות בהן הכותב שלח מכתב בעת כעסו, המכתב נראה רע, הכותב מצטייר רע ושני אלו בטח לא תורמים לסיכויי ההצלחה של הפנייה שלכם.
זכרו: אל תתחילו לכתוב מכתב רשמי מבלי שהמטרה שלשמה הוא נכתב ברורה לכם לחלוטין, ואת זאת תוכלו לוודא עם אנשים נוספים (ככלל, תמיד כדאי לבקש מאדם נוסף שיעבור על הטקסט לפני השליחה). כתבו טיוטה ושובו אליה בהמשך, היפטרו מתיאורים מפורטים, השוואות, הפניות וכו', גם אם אתם מרגישים שאלה נדרשים כדי לבסס את הטיעון שלכם - על המכתב להיות תמציתי ומדויק כך שהקורא יבין מייד במה מדובר. כותבים רבים נטפלים לפרטים ומפליגים בתיאורים ובכך מפספסים את תשומת הלב שהייתה לקורא והופכים את המכתב להזדמנות לאוורר כעסים. זו בפירוש לא מטרתו של מכתב רשמי!
אנחנו בטקסטארט מתמחים בכתיבת תוכן ובכתיבת מכתבים רשמיים בפרט ובעלי נסיון נרחב בניסוח מכתבי בקשה מוצלחים, מכתבי המלצה, מכתבי תודה, מכתבי בקשת מענקים ועוד. ההתמחות בכתיבת תוכן נדרשת ברגעים חשובים אלו בהם לפנייה שלכם משמעות רבה, ואתם מוזמנים לפנות ולהיעזר בשירותי כתיבת התוכן שלנו.